Biuro rachunkowe Warszawa - ceny oraz różnice, jak wybrać najlepszą firmę księgową w Warszawie
BIURO Rachunkowe Warszawa. ➜ KOSZT
8 maja 2017
Firma sprzątająca Warszawa - ceny oraz różnice, jak wybrać najlepszą firmę w Warszawie?
Firma SPRZĄTAJĄCA Warszawa. ➜ KOSZT
12 maja 2017

Wyjazdy Integracyjne DLA FIRM ➜ KOSZT

Wyjazdy integracyjne dla firm - jak wybrać agencję, która zorganizuje wyjazd firmowy

Starannie zorganizowany event wzmacnia relacje zespołów i pogłębia identyfikację pracowników z firmą. Motywuje i buduje zaufanie – to ogólne założenia integracji. Jak je zrealizować podczas wyjazdu firmowego? Z pewnością w zaplanowany sposób. Najlepiej z udziałem agencji eventowej. Dobra praktyka organizacji agencji, czyli: jak, gdzie i za ile – to wyznaczniki sukcesu integracji twojej firmy.

Koszt organizacji wyjazdu integracyjnego

Rodzaje wyjazdów integracyjnych

Projekt organizacji wyjazdu integracyjnego firmy może przybierać różne formy. Pomysł na event musi uwzględniać cel spotkania pracowników, nierzadko rozproszonych w krajowych bądź zagranicznych oddziałach firmy. Miejsce wyjazdu firmowego zwykle określa charakter integracji. Im więcej gier zespołowych zawiera event, tym większe szanse na sukces integracji.  Na terenach rekreacyjnych organizuje się eventy sportowe i motoryzacyjne. Olimpiady, off road, gry fabularne, mecze piłkarskie, turnieje tenisowe i golfowe to przykłady najczęściej wybieranych atrakcji eventów integracyjnych. Bardzo popularne są spływy kajakowe, rajdy rowerowe i wspinaczki górskie. Atrakcyjne podczas integracji firmy są gry militarne, konkursy strzelnicze i paintball. Zimą organizowane są imprezy narciarskie, regaty bojerów, rajdy na śnieżnych skuterach, psie zaprzęgi. W planowaniu wyjazdów dla partnerów biznesowych firmy bierze się pod uwagę również rejsy i wycieczki. Kilkudniowe, zagraniczne wyjazdy integracyjne zazwyczaj połączone są ze zwiedzaniem i zabiegami SPA.

Koszt organizacji podstawowych usług wyjazdu firmowego

Zakwaterowanie uczestników wyjazdu integracyjnego może odbywać się w różnorodnych obiektach noclegowych. Należy od razu wspomnieć, że hoteli, które jednorazowo mogą przyjąć na nocleg powyżej 300 osób, jest w kraju tylko kilkanaście. Utrudnień z lokowaniem gości eventu trzeba się również spodziewać w miejscach o małym natężeniu turystycznym (grupy integracji rozdziela się w różnych obiektach). Koszt noclegu w pensjonatach zwyczajowo nie przekracza 80 zł/os. Dwuosobowy pokój w hotelu trzygwiazdkowym kosztuje od 180 do 350 zł, a nocleg w hotelu o wyższym standardzie należy szacować na koszt od 400 zł w górę. Podczas organizacji wyjazdu integracyjnego warto pokusić się o pobyt w obiekcie o rozbudowanej infrastrukturze (wiele usług wliczonych jest w cenę noclegu). Kolejna kwestia organizacyjna integracji dotyczy rodzaju wyżywienia. Koszt posiłków, w zależności od serwującego menu obiektu, da się uśrednić do następujących cen: śniadania są za 20-30 zł (koszt zwykle wliczony jest w cenę pobytu), cena obiadu/obiadokolacji wynosi 50-80 zł, zaś wycena uroczystej, bankietowej kolacji – 120 zł (podany koszt nie obejmuje serwisu napoi). Przy wyjazdach za granicę spotyka się opcję menu all inclusive. W budżecie wyjazdu integracyjnego należy też ująć koszt transportu. Firmy transportowe przedstawiają wycenę ryczałtową (800-900 zł/dzień), opartą na kalkulacji standardu wynajmowanego autokaru i kosztów paliwa za kilometr dystansu. Cena ta może być powiększona o opłaty drogowe oraz opcjonalnie – o koszt noclegu i posiłków dla kierowcy. Większość hoteli udostępnia miejsca parkingowe za darmo, istnieją jednak wyjątki od tej reguły, kosztujące firmę 20-30 zł/dobę postoju.

Atrakcje  wyjazdu firmowego – co i za ile

Zróżnicowanie atrakcji wyjazdu firmowego to clou założeń integracji pracowników. Podczas organizacji eventu warto pamiętać, że wybierając pakiet atrakcji, zwykle otrzymuje się rabat cenowy. Za stanowisko gier w plenerze płaci cię ok. 400 zł, ale wybierając zespół zabaw można domagać się do 10 procent zniżki ceny. Za organizację terenowej gry tematycznej należy spodziewać się kosztu powyżej 350 zł/os. Wynajem terenowego auta to wydatek 400 zł/h, a za godzinną jazdę quadem płaci się 200 zł. Współzawodnictwo zespołów na polu paintballowym organizuje się za 120 zł/os. Rozrywkę typu zwiedzanie fortec lub podziemnych tras turystycznych to koszt średnio 25 zł/os. Bilet na rejs po mazurskich jeziorach kosztuje od 50 zł, ale wynajem żaglówki to koszt powyżej 150 zł/osobę. Wieczór z bowlingiem dla 20 osobowej grupy może kosztować firmę 1 000 zł, natomiast zabieg w hotelowym SPA można średnio wycenić na 80 zł/os. Rekreację eventu łączy się przeważnie z tanecznym wieczorem. Cenę wynajmu usług DJ-a należy naliczać od 1 200 zł, przedłużenie kontraktu zwyżkuje kwotą 100 zł/h muzyki. Warto wspomnieć, że za żądanie wyłączności na miejsce realizacji eventu, trzeba usługodawcy dodatkowo zapłacić. Trudność w organizacji integracji może sprawić synchronizacja realizacji atrakcji dla grup w jednym czasie na kilku stanowiskach. Tę sytuację spotyka się podczas gier terenowych, survivali i rozrywki w parkach linowych. Bezpiecznym rozwiązaniem jest zaplanowanie szczegółowego harmonogramu i wzmocnienie nadzoru eventu.

Organizacja wyjazdu w Polsce i za granicą – na co zwrócić uwagę

Wyjazd integracyjny za granicę powinien być planowany z agencją eventową przynajmniej z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Daty wyjazdu determinują bowiem wybór kierunku, dostępność miejsc noclegowych oraz opłaty za przelot. Należy pamiętać o warunkach klimatycznych wybranej destynacji eventu. Trudno liczyć na udany rafting na obniżonym stanie rzeki lub trekking w porze deszczowej. Przy wyborze obiektu noclegowego w kraju, należy sprawdzić infrastrukturę hotelu. Nawet jeśli bowlingu nie uwzględniono w projekcie eventu, zorganizowanie turnieju może być ratunkiem w nagłej konieczności zamiany atrakcji. Podczas organizacji wyjazdu należy wziąć pod uwagę sytuacje kryzysowe. Dokupić dodatkowe świadczenia ubezpieczeń np. przy narciarskim wyjeździe pracowników firmy. Forsowne zadania integracji należy zabezpieczyć opieką medyczną, wiedzieć o obecności najbliższego szpitala. Pod uwagę wziąć trzeba awarię środka transportu, zabezpieczyć dodatkowy sprzęt techniczny i zadbać o generator prądu.

Współpraca firmy z agencją podczas organizacji wyjazdu integracyjnego

Jak wybrać agencję do organizacji wyjazdu – krok po kroku

Dla firmy, która korzystała już z wielu propozycji wyjazdów integracyjnych, ważny jest nowy pomysł na event, kreatywne rozwiązania na kolejną firmową imprezę. Najprostszym sposobem na wybór agencji, która zorganizuje integrację, jest sprawdzenie jej doświadczenia na tym polu. Wiarygodność agencji wskazuje ilość rekomendacji od firm wcześniej korzystających z usług agencji. Także portfolio organizatora integracji, które powinno być udokumentowane realizacją przynajmniej kilkudziesięciu wyjazdów. Ważnym elementem wizualizacji dokonań agencji są zdjęcia, a czasem nawet filmy z imprez firmowych. Pokazują one wprost jakość typowanych usług eventu i sposoby na przygotowanie całej logistyki wyjazdu integracyjnego. Jest to jednocześnie test weryfikujący zasoby usługodawców atrakcji eventowych i sprawdzenie regionalnej orientacji agencji w infrastrukturze wykorzystywanej podczas imprez. Szerokie zorientowanie branżowe agencji pozwala na bezproblemowe zabezpieczenia eventów i planowanie alternatywnych pomysłów podczas organizacji wyjazdów integracyjnych. Długofalowa współpraca agencji z usługodawcami zapewnia uzyskanie rabatów cenowych na poszczególne atrakcje eventowe. W przypadku wyjazdu firmowego za granicę warto dodatkowo sprawdzić zabezpieczenie finansowe agencji (gwarancją jest np. wpis do Ewidencji Organizatorów Turystyki).

Briefing z agencją eventową

Planowanie wyjazdu integracyjnego dla firmy rozpoczyna brief do agencji eventowej. Im bardziej szczegółowe informacje zostaną w nim zawarte, tym większe pole efektywności agencji przy tworzeniu projektu. Kurs dla działań organizacji wyjazdu firmowego wyznaczy agencji informacja o celu podróży pracowników. Zapytanie ofertowe firmy musi uwzględniać datę wyjazdu i ilość uczestników (wiek, płeć). Istotne jest zaznaczenie preferencyjnych kierunków wyjazdu dla firmy lub wykluczenie miejsc i obiektów już przez nią odwiedzanych. Dla uniknięcia nieporozumień, dobrze jest na wstępie określić rozkład pokoi dla uczestników wyjazdu i ich nawyków żywieniowych. Ważne jest też wskazanie życzeń o formie rekreacji, nie wszystkie bowiem atrakcje eventu mogą być wykorzystane przez daną grupę osób (osobiste ograniczenia).  Kwestią zasadniczą jest sprecyzowanie kosztów przeznaczonych na organizację wyjazdu integracyjnego. Budżet firmy określa dobór poszczególnych usług, a w przypadku przetargu projektów – przesądza o rozmachu całej organizacji imprezy.

Kalkulator cen wyjazdu integracyjnego

Zaznacz liczbę osób, które wezmą udział w wydarzeniu

20
40
60
80
100
120
140
160
180
200