Firma sprzątająca Warszawa - ceny oraz różnice, jak wybrać najlepszą firmę w Warszawie?
Firma SPRZĄTAJĄCA Warszawa. ➜ KOSZT
12 maja 2017
Biuro rachunkowe Wrocław - ceny oraz różnice, jak wybrać najlepszą firmę księgową we Wrocławiu
BIURO Rachunkowe Wrocław. ➜ KOSZT
15 maja 2017

Organizacja KONFERENCJI. ➜ KOSZT dla firmy

Organizacja konferencji – koszt spotkania biznesowego Twojej firmy

Jak zaplanować konferencję firmy, by spotkanie na szczycie przebiegało uczestnikom w komfortowej atmosferze? Które usługi należy uwzględnić w budżecie i jak zapewnić najwyższą jakość obsługi twojej firmy? Fachową instrukcję organizacji konferencji przedstawiamy poniżej, krótko, acz treściwie.

Lokalizacja konferencji – jakość i obsługa obiektu konferencyjnego

Organizując konferencję dla firmy należy starannie dobrać miejsce spotkania, uwzględniając jego dogodne skomunikowanie. Niezależnie czy wybór firmy padnie na hotel czy centrum konferencyjne, ważna jest jakość obsługi i obecność jak najbardziej rozbudowanej infrastruktury konferencyjnej. Największe obiekty mogą jednorazowo pomieścić nawet do 1 000 osób, kilka dysponuje aulami, większość z hoteli oferuje usługi konferencyjne w salach wielofunkcyjnych. Klimatyzowane sale mają przeważnie dostęp do naturalnego światła, rozsuwane ściany, wyposażone są w wysokiej jakości sprzęt techniczny. Przy wyborze sali konferencyjnej należy sprawdzić wielkość i strukturę aranżacji przestrzeni. Jak kształtuje się koszt wynajmu sal?  W hotelach 3 gwiazdkowych wynajem sali dla 20 osób osiąga cenę 50 zł/h, za salę dla 150 gości konferencji płaci się 200 zł/h. Dla porównania cen: w centrach konferencyjnych i hotelach klasy biznesowej sala wynajęta dla 50 uczestników na 4h kosztuje 1 300 zł. I koszt ten wzrasta do 1 800 zł za wynajem 8h konferencji. Usługa wynajmu sal konferencyjnych w hotelach często proponowana jest w pakietach (wynajem sali, technika, menu).  W zależności od lokalizacji hotelu, standardu usług, ilości uczestników i czasu trwania konferencji, pakiet ten może kosztować od 55 zł do 180 zł.

Sprzęt konferencyjny – zasoby i koszt wsparcia techniki

Każda konferencja, dla komfortu komunikacji uczestników, musi być wsparta sprzętem technicznym. Nowoczesne obiekty dysponują dużym zasobem różnorodnej techniki oraz usługą fachowej obsługi. Klient zlecający organizację konferencji nie musi się zatem martwić o obecność w sali rzutników, odtwarzaczy DVD, ekranów, mikrofonów, pilotów do prezentacji czy flipchartów. Standardowo wynajem sali zawiera cenę podstawowego sprzętu w pakiecie, a wycena indywidualna za technikę przedstawiana jest w sytuacji dodatkowych potrzeb konferencyjnych. Za dodatkowy laptop firma może zapłacić 60 zł, za projektor – 180 zł. Wynajem ekranu lub flipcharta wyceniany jest na 50 zł. Wypożyczenie telewizora na stelażu kosztuje 400 zł, a profesjonalnego wizualizera HD – 250 zł.

Obsługa konferencyjna biura tłumaczeń

Spotkania konferencyjne nierzadko organizowane są w międzynarodowym gronie jej uczestników. Roli przekładu ustnych wystąpień bardzo często podejmują się wybrani pracownicy firmy. Nie zastąpią jednak profesjonalistów podczas nagromadzenia języków prelegentów. W zakresie tłumaczeń konferencji warto zatrudnić specjalistów. Profesjonalną obsługę oraz wymagany sprzęt techniczny świadczą w tym zakresie biura tłumaczeń symultanicznych. Usługa tłumaczenia konferencji zwykle przebiega w czasowych, 4h blokach. Prowadzona jest przez 2 ekspertów językowych w kabinie tłumaczeń, z zapewnieniem dostępu do profesjonalnych odbiorników oraz obsługi technicznej.  Wycena kompleksowej usługi tłumaczenia zależy od ilości wykorzystanych odbiorników. I tak wynajem 50 słuchawek to koszt 2 300 zł, który zwiększa się o kolejne 250 zł za każdy następny zestaw 50 odbiorników. W przypadku, gdy firma posiada własną kabinę oraz sprzęt nagłaśniający, biuro tłumaczeń przedstawi wycenę pracy samych ekspertów (1 200 zł za blok tłumaczeniowy).

Budżet na gastronomię  – ceny posiłków konferencyjnych

Planowanie konferencji musi zakładać w budżecie posiłki dla uczestników spotkania (poranna i popołudniowa przerwa kawowa oraz lunch). Obecnie trendy jest tzw. brain food, czyli zrównoważona dieta składająca się z ekologicznych składników menu. Menu, łączone w pakiecie konferencyjnym z wynajmem sali, ekranu, flipchara i internetu kosztuje 140 zł/os. (w pięciogwiazdkowym hotelu warszawskim). W hotelu o niższym standardzie, za podstawowe menu konferencyjne trzeba zapłacić ok. 100 zł/os. Cena cateringu organizowanego podczas konferencji w siedzibie firmy wynosi średnio 60-80 zł/os (zawiera menu, sprzęt, zastawę stołową i obsługę). W mniejszych miejscowościach hotelowe/restauracyjne menu kosztuje niewiele mniej: za przerwę kawową (napoje ciepłe i zimne, ciastka) płaci się 15-17 zł/os., a za serwis lunchu 40-55 zł/os.

Nocleg – ile kosztuje konferencja poza siedzibą firmy

Jeśli konferencja odbywa się w głównej siedzibie firmy i zakłada wystąpienie osób dojeżdżających, dobrym zwyczajem jest opłacenie przez firmę noclegu prelegentom. Rozpiętość cenowa za wynajęcie pokoju w hotelach warszawskich jest dość znaczna. Minimalny koszt zakwaterowania należy liczyć w granicy 200 zł/os., maksymalny – 1 200zł za pokój. Koszt noclegu w hotelu czy apartamencie wyznacza kilka czynników: komfort obiektu i standard obsługi, jak również termin rezerwacji pokoju (zwyżkę cen noclegu powodują np. targi branżowe lub masowe wydarzenia miejskie). W przypadku planowania konferencji wyjazdowej, koszt noclegu obejmuje wszystkich uczestników. Trzeba też doliczyć cenę posiłku. I przykładowo, organizacja 2-dniowego pobytu dla 40 pracowników (nocleg plus uroczysta kolacja)w hotelu o średnim standardzie, może kosztować firmę ok. 8 000 zł. W hotelach 4 gwiazdkowych koszt ten zwiększy się średnio o kolejne 2 000 zł za 40 os. grupę.

Transfery – za ile dojazd na konferencję

Temat kosztu transportu podczas konferencji dotyczy spotkań biznesowych organizowanych poza siedzibą firmy. Wyjazd konferencyjny dla stu pracowników lub kontrahentów firmy zwyczajowo obsługuje firma transportowa. Koszt zryczałtowanej usługi przewozu oscyluje w granicach 800-900 zł/dzień wynajmu autokaru (w pakiecie zawarta jest cena paliwa). Dodatkowy koszt stanowią opłaty drogowe. Jeśli firma zda się na wynajem busa np. dla 17 osób, poniesie koszt ok. 400 zł (zryczałtowany przejazd do 50 km). Za każdy kolejny kilometr zapłaci 1,70 zł. Reasumując: koszt transportu zależy od standardu pojazdu i pokonywanego dystansu trasy. Należy pamiętać, że firma ponosi wydatki również noclegu i wyżywienia kierowcy (wyjazd kilkudniowy).

Koszt atrakcji konferencji

Oficjalną część konferencji często zamyka chwila rozrywki. Nagrodą dla uczestników spotkania może być koncert muzyki klasycznej za 1 200 zł, albo występ gwiazdy szacowany na koszt od 15 000 lub spektakl kabaretowy (12-20 000 zł). Popularną atrakcją jest obecność konferansjera. Jeśli jest nim zawodowy prezenter, kilka godzin moderowania wyceni dla firmy od 2 500 zł. Sławna osoba może zażyczyć sobie 10 000 zł, koszt uświetnienia konferencji jej obecnością rośnie wraz z celebrycką sławą. Rozrywką dla uczestników konferencji są też tematyczne występy artystów, np. taneczne show za minimum 1 300 zł. Dzień konferencji zwykle kończy bankiet lub wieczorna uroczysta kolacja, połączona z muzyką i tańcem. Muzyczna obługa DJ-a kosztuje od 1 200 zł, przedłużenie kontraktu zwyżkuje kwotą 100 zł/h muzyki.

Organizacja konferencji z agencją eventową

Czy konferencja ma być zorganizowana w hotelu czy centrum konferencyjnym? – pytanie to pojawia się na etapie planowania eventu. W dobie istnienia szerokiego wyboru obiektów świadczących usługi konferencyjne, niełatwo je rozstrzygnąć. Agencja eventowa, organizująca konferencję na zlecenie firmy, uwzględnia w tym zakresie wiele czynników. Weryfikuje jak najdogodniejszą lokalizacje obiektu oraz charakter, standard obsługi, strukturę i aranżacje dostępnych w nim sal konferencyjnych. Zwraca uwagę na zasób i jakość sprzętu technicznego; w konieczności organizuje dodatkowy sprzęt. Agencja sprawdza wszelką dodatkową infrastrukturę hotelu, mogącą usprawnić przebieg konferencji. Wszystkie te dane przedstawia firmie i opatruje uwagami  realnego wykorzystania poszczególnych usług. Agencja może podjąć się aranżacji recepcji eventu i pomóc przy obsłudze wydawania materiałów konferencyjnych. Podczas realizacji konferencji agencja eventowa zajmuje się nadzorem wykupionych usług i pracą obsługi. Zlecenie zorganizowania konferencji przez agencję wyceniane jest w granicach 10-15 procent kosztu, liczonego od ogólnej wartości zlecenia lub kosztu poszczególnych elementów.