Sprzątanie biur - jak wybrać firmę i ile kosztuje usługa sprzątania biura
Sprzątanie BIUR. ➜ KOSZT. ✚ JAKA firma?
8 maja 2017
Executive search - jak wybrać firmę headhunterską i ile kosztuje rekrutacja pracownika wyższego szczebla
Executive SEARCH. ➜ KOSZT. ✚ JAK wybrać?
8 maja 2017

FIRMA Sprzątająca BIURA. ➜ KOSZT. ✚ JAK wybrać

Firma sprzątająca - jak wybrać firmę, ile kosztuje sprzątanie biura

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, rodzaju wykonywanej pracy czy ilości zatrudnianych osób, w biurze prędzej czy później przyda się ktoś, kto wyrzuci śmieci, umyje naczynia czy odkurzy. Można oczywiście zatrudnić sprzątaczkę albo zlecić zadanie innym pracownikom. Jednakże coraz bardziej liczna grupa przedsiębiorców decyduje się na współpracę z firmami sprzątającymi. Tych z każdym rokiem przybywa na rynku. W związku z tak dużą ilością ofert nie jest łatwo wyłowić wśród nich taką, z której będziemy zadowoleni.

 

Korzyści wynikające z korzystania z usług firmy sprzątającej

Oszczędności dla Twojej firmy

Dlaczego tak chętnie wybiera się współpracę z firmą zewnętrzną? Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na koszta, jakie ponosi przedsiębiorca zatrudniając osobę do sprzątania. Wiąże się z to przede wszystkim z opłacaniem składek ubezpieczeniowych i kosztami obsługi kadrowej. Problem pojawia się również w momencie choroby czy urlopu pracownika – trzeba znaleźć zastępstwo i też wydać pieniądze. W przypadku firmy sprzątającej wystarczy opłacić fakturę za wykonaną usługę. Oszczędność jest bardzo duża i nie musimy troszczyć się o szczegóły związane z zagadnieniami dotyczącemu zarządzania dodatkowym personelem.

Zawsze posprzątane biuro

Niewątpliwym atutem jest również elastyczność agencji sprzątającej. W łatwy sposób może zastąpić jednego pracownika drugim, więc problem urlopów i zwolnień dla zleceniodawcy praktycznie nie istnieje. Możemy również wybrać godziny, w jakich ma odbywać się sprzątanie. Większość klientów decyduje się na wyznaczenie tego czasu przed lub po godzinach funkcjonowania biura, co zdecydowanie poprawia to komfort pracy.

Profesjonalne środki i sprzęt

Nie ma też konieczności inwestowania w sprzęt i środki czystości, gdyż firmy sprzątające dysponują wyspecjalizowanym sprzętem i środkami chemicznymi niedostępnymi w zwykłych sklepach. Pozwala to na lepszą konserwacje czyszczonych powierzchni, a tym samym zwiększa ich żywotność.

 

Ryzyka związane z korzystaniem z usług firmy sprzątającej

Wybór firmy sprzątającej, mimo nasycenia rynku, nie jest rzeczą łatwą. Mało która działa dłużej niż 2 lata. Istniejąc tak krótko, nie może zdobyć dużo doświadczenia, więc konkuruje oferując usługi za dużo niższą cenę. Często wiążąc się z taką firmą nie będziemy zadowoleni z jakości usług, co może oznaczać konieczność częstych zmian zleceniobiorcy. Jest to strata czasu i zasobów, ale nie tylko. Źle posprzątane biuro nie wiąże się wyłącznie z problem bałaganu. Niewłaściwa konserwacja sprzętu czy mebli może powodować konieczność ich wymiany i narażać na dodatkowe koszta. Co gorsza, zły wygląd siedziby firmy nie świadczy też dobrze o jej funkcjonowaniu i może odstraszyć potencjalnych klientów

 

Jak wybrać firmę sprzątającą?

Dlatego warto poświęcić czas i energię na wybór dobrej firmy sprzątającej. Każda kolejna jej zmiana to duży problem dla właściciela i pracowników. Czym należy się kierować wybierając taką, by poziom usług nas zadowalał, a współpraca była długa i bezproblemowa?

Niewątpliwie najlepiej popytać o zdanie znajomych. Opinia zadowolonych czy niezadowolonych klientów jest zawsze najważniejsza. Jeżeli nie mamy możliwości podpytania nikogo o zdanie musimy samodzielnie poszukać potencjalnych usługodawców. Warto wtedy pamiętać o tym, że cena nigdy nie powinna być głównym kryterium wyboru. W przypadku firm sprzątających dużo ważniejszy jest staż na rynku – im dłuższy tym potencjalnie mamy do czynienia z pewniejszym partnerem, który dysponuje konkretnymi rozwiązaniami i lepszym sprzętem.

Określenie wymagań dla firmy sprzątającej

Przed wyborem firmy sprzątającej trzeba zastanowić się, jakie mamy oczekiwania względem współpracy. Można spisać nasze wymagania, określić czy będą nam potrzebne prace dodatkowe albo sezonowe. Konieczne jest określenie w jakich godzinach obiekt jest najmniej używany – będzie to potrzebne przy ustalaniu czasu sprzątania.

Oględziny to podstawa

Jeżeli udało się wybrać potencjalnych partnerów warto wykonać pierwszy telefon do każdego z nich i sprawdzić czy przedstawiciel firmy porządkowej zaproponuje oględziny lokalu. Bez tego nie można dokładnie wycenić usługi, a jest to łatwy sposób by odróżnić doświadczonego i profesjonalnego dostawcę od  niekompetentnego.

Referencje i lista obsługiwanych obiektów

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę przy wyborze? Przede wszystkim należy skupić się na referencjach od poprzednich zleceniodawców. Jest to ważna informacja o jakości usług, ale też możemy sprawdzić jakiego rodzaju nieruchomości obsługiwane są przez firmę. Jeżeli wśród klientów znajdują się wyłącznie wielkie budynki, a nasze biuro jest niewielkie, wskazane jest wybrać raczej innego zleceniobiorcę, który będzie specjalizował się w takich obiektach.

Ubezpieczenie i certyfikaty

Należy upewnić się, czy firma posiada ubezpieczenie OC. Jest to zabezpieczenie przed szkodami, przydatne szczególnie w sytuacji, gdy posiadamy np. bardzo drogie wyposażenie, które wymaga specjalistycznych metod czyszczenia. Kolejnym plusem i potwierdzeniem jakości usług jest posiadanie dodatkowych certyfikatów branżowych, jak np. wydawany przez Polską Izbę Gospodarczą Czystości certyfikat „Gwarant Czystości i Higieny”.

Usługi Dodatkowe

Możemy przyjrzeć się wachlarzowi usług oferowanych przez firmę sprzątającą i zwrócić uwagę również na jej otwartość i elastyczność. W razie konieczności posprzątania po remoncie czy skorzystania z innego rodzaju pomocy, ważne żebyśmy nie musieli szukać nowego zleceniobiorcy.

Potrzeby specjalne

Jeżeli nasze biuro znajduje się w domku jednorodzinnym warto sprawdzić ile będą kosztowały nas prace sezonowe, takie jak na przykład odśnieżanie. Brak odśnieżenia chodnika może spowodować nałożenie na właściciela kar finansowych, więc opłaca się przygotować na wypadek konieczności skorzystania z takiej usługi.

Wyposażenie

Nie zapominajmy, że mop, miotła i ścierka to obecnie niewystarczające wyposażenie, żeby firma mogła świadczyć usługi na wysokim poziomie. Specjalistyczne odkurzacze czy sprzęt do czyszczenia i pielęgnacji dywanów doczyszczą powierzchnie dużo dokładniej i ograniczą ilość pracowników niezbędnych do wykonywania czynności porządkowych, a tym samym zmniejszą kwotę na fakturze.

 

Od czego zależy koszt usługi firmy sprzątającej?

Oszacowanie kosztów zależy od wielu czynników, dlatego ważna jest wycena kosztów przez profesjonalistę. Przede wszystkim jest to metraż biura – większość firm cenę usługi liczy mnożąc stawkę za metr kwadratowy powierzchni. W przypadku mniejszych biur może być to stawka stała.

Zakres usług

Czynnikiem wpływającym na cenę niewątpliwie będzie zakres usług. Standardowe, oferowane w cenie podstawowej to zazwyczaj odkurzanie i mycie podłóg, czyszczenie sanitariatów, wynoszenie śmieci, wycieranie kurzów i czyszczenie kuchni. W przypadku innych czynności, na przykład mycia okien czy prania wykładzin, często pobierane są dopłaty do stawki podstawowej.

Wpływ miasta wykonania na cenę usługi

Oczywiście nie bez znaczenia jest miasto, w którym mamy biuro. Trzeba zapoznać się ze średnimi stawkami w naszej okolicy. Jeżeli nie mieliśmy wcześniej do czynienia z usługami tego typu, będzie to bardzo przydatne jako metoda szacunkowa. Będziemy mogli ocenić czy proponowana cena nie jest za wysoka lub też za niska.

Przykładowo, za sprzątanie w Warszawie biura o powierzchni 200m2 raz w tygodniu zapłacimy miesięcznie około 220zł. Przy serwisie wykonywanym w każdy dzień roboczy będzie to już 930zł. W innych miastach ceny mogą być niższe – średnio jest to 35% mniej niż w stolicy. Wiąże się to różnymi kosztami pracy w danej miejscowości. Za środki czystości dopłacimy około 15% do ceny podstawowej. Dodatkowo każdy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom środków higienicznych. Są to np. papier toaletowy, mydło, ręczniki papierowe itp. Ten obowiązek można również przekazać firmie sprzątającej, za co zapłacimy 14 zł miesięcznie za osobę. Nie bez znaczenia w przypadku ceny jest pora sprzątania – serwis w godzinach urzędowania firmy będzie kilkanaście procent droższy. Jeżeli decydujemy się na firmę sprzątającą, która posiada ubezpieczenie OC, musimy liczyć się z 10% zwyżką.

Dodatkowe czynniki wpływające na cenę

Sprzątanie, w zależności od firmy, może być konieczne codziennie albo raz lub dwa w tygodniu. Może się również zdarzyć, że biuro będzie wymagało więcej niż jednego pracownika do obsługi porządkowej. Nie bez znaczenia są również rodzaje powierzchni do czyszczenia. Cena może być inna ze względu na różne metody konserwacji w przypadku np. podłóg czy okien. Wszystkie te czynniki mają wpływ na końcową cenę usługi.

 

Podpisanie umowy, na co zwrócić uwagę

Kiedy już uda nam się wybrać spośród wielu firm sprzątających tą z najciekawszą ofertą koniecznie należy podpisać umowę. Musimy pamiętać, że im bardziej szczegółowy kontrakt, tym większa szansa na zadowolenie obu stron ze współpracy. Warto mieć ustaloną konkretną osobę do kontaktu, do której możemy zgłosić ewentualne skargi czy wnioski. Powinien znaleźć się również zapis, który ustali sposób sprawdzania jakości sprzątania, dzięki czemu będziemy mogli kontrolować czy poziom obsługi jest odpowiedni. Określenie częstotliwości i rodzaju prac wymaga stworzenia harmonogramu, który też dobrze zawrzeć jako załącznik do umowy. Płatność za usługi firmy sprzątające zazwyczaj przyjmują z dołu, czyli faktura wystawiana jest dopiero po miesiącu współpracy.