Agencje rekrutacyjne - jak wybrać? Ile kosztuje rekrutacja pracownika przez zewnętrzną firmę rekrutacyjną
AGENCJE Rekrutacyjne. ➜ KOSZT. ✚ JAKA firma?
2 kwietnia 2017
Pozycjonowanie stron internetowych - Jak wybrać firmę i ile kosztuje agencja SEO
Pozycjonowanie STRON internetowych. ➜ KOSZT
26 kwietnia 2017

BIURO Rachunkowe. ➜ KOSZT. ✚ JAKA FIRMA?

Biuro rachunkowe Kalkulatordlafirm.pl

Wybór zewnętrznego biura rachunkowego może być oszczędnością dla przedsiębiorstwa – zarówno pod względem finansowym, jak też mniejszym obciążeniem czasowym przedsiębiorcy i jego firmy. Z drugiej strony należy jednak pamiętać, że to przedsiębiorca odpowiada przez organami podatkowymi za błędy biura księgowego.

 

Od czego zależy koszt usługi biura rachunkowego?

Oczywiście istotnym czynnikiem mającym wpływ na wybór usług konkretnego biura jest ich koszt. Porównując pod tym kątem oferty dostępne na rynku, warto mieć świadomość, co realnie wpływa na proponowane ceny. Działalność biura rachunkowego jest działalnością zarobkową. Jego właściciel jest zobowiązany pokryć szereg kosztów dotyczących prowadzenia biura, m.in. wynagrodzenie pracowników, wykupienie licencji do programów księgowych, czynsz wynajmowanego biura. Oczywiście oprócz tego w cenę oferowanych usług są wkalkulowane opłaty za zwiększanie kwalifikacji zatrudnionych księgowych oraz zysk dla samego właściciela. W związku z powyższym oczywiste jest, że cena usług biura rachunkowego w Warszawie a usług księgowych świadczonych w mniejszym mieście może znacznie się różnic. Chociażby prowadzenie ksiąg rachunkowych do 10 dokumentów miesięcznie przez biuro rachunkowe w Lublinie może być tańsze nawet o 450 zł niż usługa świadczona przez biuro w stolicy.

 

Każde biuro rachunkowe posiada cennik opracowany w podobny sposób. Ceny oferowanych usług zależne są nie tylko od rodzaju prowadzonej dokumentacji, ale również od liczby uwzględnianych w rozliczeniu dokumentów i formy prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności.

 

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) – stawki

Koszt prowadzenia księgi przychodów i rozchodów może zależeć chociażby od tego, czy rozliczany przedsiębiorca jest płatnikiem VAT czy jest z niego zwolniony. W pierwszym przypadku, kiedy liczba księgowanych dokumentów nie przekracza 20 szt., ceny usług wahają się w granicach 250-400 zł netto/m-c. Usługi w tym samym zakresie dla osoby zwolnionej z VAT kosztują od 200 zł netto/m-c. Wraz ze zwiększającą się liczbą dokumentów biuro rachunkowe nalicza większe opłaty za prowadzenie KPiR.

 

Księgi rachunkowe – stawki

W przypadku ksiąg rachunkowych oprócz liczby uwzględnianych w rozliczeniu dokumentów, na cenę usługi może mieć wpływ również miejsce prowadzonych przez firmę transakcji (w kraju czy poza jego granicami). W zależności od lokalizacji w jakiej mieści się biuro rachunkowe, pula 50 wpisów miesięcznie dotyczących transakcji krajowych kosztuje waha się w przedziale 650-1000 zł netto/m-c. Rozliczanie transakcji zagranicznych jest z reguły 200-300 zł droższe.

 

Kadry i płace – stawki

W przypadku obsługi kadry i płac na cenę usług księgowych wpływa również liczba osób zatrudnionych przez przedsiębiorcę. Stawka za prowadzenie dokumentacji 5 pracowników mieści się z reguły w przedziale 100-200 zł netto/m-c. Im większa liczba zatrudnionych osób, tym korzystniejszą stawkę za obsługę kadrowo-płacową oferuje biuro rachunkowe.

 

Usługi dodatkowe – stawki

Oprócz stałych miesięcznych opłat za prowadzenie firmowej księgowości, biuro rachunkowe może naliczyć dodatkowe opłaty za inne, ponadprogramowe zadania. Do usług dodatkowo płatnych należą najczęściej m.in. sporządzenie i złożenie wyjaśnień do organu podatkowego (30-100 zł netto), przygotowanie wniosku o indywidualną interpretację prawa (300-1000 zł netto) czy sporządzenie biznesplanu (od 1000 zł netto). Szczególną uwagę do dodatkowych opłat za usługi księgowe powinni przywiązać właściciele spółek kapitałowych. Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego to z reguły koszt miesięcznej obsługi księgowej spółki (min. 500 zł netto). Opłatę tę należy powiększyć o koszty przedłożenia go w KRS oraz o opłaty skarbowe.

Aby biuro rachunkowe wywiązywało się ze swoich obowiązków bez większych nieporozumień dotyczące kosztów obsługi księgowej, należy zadbać o właściwie sporządzoną umowę. Powinna ona zawierać przede wszystkim wykaz usług, za które są naliczane opłaty stałe, jak również te, które są płatne dodatkowo.

 

Korzyści dla firmy z korzystania z usług biura księgowego

Doświadczenie biura rachunkowego to oszczędność czasu i uniknięcie błędów dla przedsiębiorstwa

Teoretycznie samodzielne prowadzenie firmowej księgowości przez właściciela przedsiębiorstwa jest możliwe. Jednak w praktyce biznesmen z reguły nie ma czasu na zajmowanie się tym tematem. Tym bardziej, że księgowość wymaga dokładności, skrupulatności i – co najważniejsze – specjalistycznej wiedzy. Osoba, która całą swoją uwagę skupia na rozwoju własnego biznesu, nie jest w stanie odpowiednio zająć się rozliczeniem prowadzonej działalności. Zbyt mały zasób wiedzy oraz brak doświadczenia praktycznego w tym zakresie może prowadzić do wielu błędów, które mogą być bardzo kosztowne dla firmy.

 

Śledzenie zmian prawa podatkowego to obowiązek firmy księgowej

Zastanawiając się, czy prowadzić samodzielnie własną księgowość, trzeba pamiętać również, że polskie prawo dotyczące szeroko pojętej rachunkowości często się zmienia. Przedsiębiorca, który nie orientuje się w zagadnieniach dotyczących rachunkowości, będzie miał duże problemy w zrozumieniu wprowadzanych przez ustawodawcę zmian. Dobre biuro księgowe na bieżąco śledzi nowelizacje prawa. Ponadto jego pracownicy biorą często udział w dodatkowych szkoleniach dotyczących zachodzących zmian w prawodawstwie.

 

Biuro rachunkowe a zatrudnienie własnego księgowego

Część przedsiębiorców może zastanawiać się nad tym, czy lepszym rozwiązaniem nie byłby własny księgowy a nie zewnętrzne biuro rachunkowe. Oczywiście zatrudnienie osoby, która będzie zajmowała się wyłącznie finansami danej firmy, jest rozwiązaniem idealnym. Jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa stać na utrzymanie etatu księgowego. Tym bardziej, jeśli firma jest nieduża bądź dopiero rozpoczyna swoją działalność i rozbudowuje zespół pracowniczy. Księgowy zatrudniony na wyłączność to koszt min. 2400 zł miesięcznie i wzrasta wraz doświadczeniem. Ponadto znalezienie osoby, która będzie orientowała się w wielu zagadnieniach dotyczących działalności firmy i będzie posiadała praktyczne doświadczenie w tym zakresie, również nie jest łatwe. Warto też mieć na uwadze, że księgowy z bogatym doświadczeniem zawodowym nie zadowoli się najniższą krajową. Biuro rachunkowe może wycenić swoje usługi znacznie taniej.

 

Dobry księgowy pomoże optymalizować koszty podatkowe przedsiębiorstwa

Właściwie wybrane biuro rachunkowe to przede wszystkim rzetelny doradca. Każdy przedsiębiorca, chcąc zoptymalizować koszty przedsiębiorstwa, powinien dostosować formę prowadzonej działalności oraz formę opodatkowania do jej charakteru. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie sprawdzi się we wszystkich przypadkach. Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą być również czynnymi podatnikami VAT. Doświadczeni pracownicy biura rachunkowego podpowiedzą rozwiązania, których właściciel firmy być może nie brał wcale pod uwagę. Co więcej, profesjonalne biuro rachunkowe pomoże również swojemu klientowi oszacować ewentualne ryzyka związane z określoną formą opodatkowania czy formą prowadzenia przedsiębiorstwa. Ponadto część biur rachunkowych w ramach swojej oferty zapewnia również konsultacje prawne z własnymi prawnikami.

 

Biuro księgowe wyręczy przedsiębiorcę w kontaktach z urzędnikami

Warto pamiętać, że usługi księgowe to również solidne wsparcie administracyjne w kontakcie z licznymi instytucjami. Usługi outsourcingowe w tym zakresie nie ograniczają się jedynie do prowadzenia wewnętrznej dokumentacji rachunkowej firmy. Biuro rachunkowe dopełni wszelkich formalności związanych ze złożeniem dokumentacji zgłoszeń do KRS czy CEIDG, jak też dopilnuje poprawnego wypełnienia dokumentacji do ZUS bądź urzędu skarbowego, a także będzie reprezentowało przedsiębiorcę w przypadku kontroli.

 

Ryzyka związane z korzystaniem z usług zewnętrznej firmy księgowej

Jak każde rozwiązanie, księgowość prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe może być w pewnym stopniu ryzykowna. Przedsiębiorca decydujący się na usługi outsourcingowe w tym zakresie musi być tego świadomy.

 

Wybór firmy księgowej o zbyt małym zespole

Jednym z najczęstszych ryzyk, jakie niosą ze sobą zewnętrzne usługi księgowe, jest zbyt duża liczba firm obsługiwanych przez konkretne biuro. Zbyt mały zespół pracowników, a tym samym nadmiernie obciążony pracą księgowy biura może poświęcać niedostatecznie dużo uwagi rachunkowości swoich klientów.

 

Zła reputacja biura księgowego może przełożyć się na częstsze kontrole Urzędu Skarbowego

Inną kwestią, która również może mieć bezpośredni wpływ na działalność firmy korzystającej z zewnętrznych usług księgowych, jest zła reputacja biura rachunkowego. Księgowość prowadzona przez biuro, które nie cieszy się dobrą opinią na rynku, może wzbudzać dodatkowe podejrzenia urzędu skarbowego wobec prowadzonej rachunkowości. Natomiast zbyt duża nieufność skarbówki może przełożyć się na wzmożone kontrole w przedsiębiorstwie. Warto o tym pamiętać. Tym bardziej, że wyjaśnianie przez biuro księgowych wszelkich wątpliwości wynikłych podczas kontroli z reguły jest usługą dodatkowo płatną.

 

Odpowiedzialność przedsiębiorcy i firmy księgowej przed urzędem skarbowym i ZUS

 

Ważną kwestią jest udostępnienie całej niezbędnej dokumentacji księgowej w momencie kontroli przez urząd. W tym przypadku konieczne jest wsparcie biura rachunkowego. W zależności od ustaleń między biznesmenem a księgowością lub warunków instytucji kontrolującej, dokumentacja może być udostępniona bądź w siedzibie przedsiębiorcy bądź w biurze prowadzącym księgowość. Bez względu na miejsce wglądu w dokumentację, biuro rachunkowe ma obowiązek ją odpowiednio przygotować i udostępnić.

 

Przedsiębiorca odpowiada za błędy firmy księgowej przed urzędami

Jednak najważniejszą kwestią jest fakt, że mimo korzystania z zewnętrznych usług księgowych, to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za powstałe niezgodności. Tę kwestię reguluje art. 26 Ordynacji podatkowej. Nawet jeśli przedsiębiorca zawarł w umowie z biurem rachunkowym zapis o odpowiedzialności biura za ewentualne pomyłki, nie będą one miały w tym przypadku żadnego znaczenia. Tylko i wyłącznie właściciel kontrolowanej firmy zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za powstałe błędy. On również będzie obciążony ewentualnymi karami finansowymi. Oczywiście zewnętrzne usługi księgowe posiadają polisę ubezpieczeniową, z której może zostać wypłacone odszkodowanie dla pokrzywdzonego klienta. Jednak, aby uzyskać stosowną rekompensatę z ubezpieczenia OC biura, w wielu przypadkach konieczne jest zgłoszenie sprawy do sądu.

 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy księgowej?

Wybór zewnętrznej firmy księgowej powinien być niższym kosztem niż zatrudnienie wewnętrznego zespołu księgowego. Szacunkowo oszczędności z tytułu wyprowadzenia rachunkowości poza własną firmę mogą sięgnąć nawet 50% kosztów usług księgowych w przypadku mniejszych i średnich przedsiębiorstw. Przed dokonaniem wyboru warto przeanalizować dokładnie oferty wielu biur rachunkowych. Porównanie kluczowych kwestii pozwoli wybrać najbardziej optymalnej usługi dla danego biznesu.

 

Doświadczenie rynkowe biura i wykwalifikowany zespół księgowy

Jednym z kryteriów wyboru biura rachunkowego powinno być wykształcenie oraz doświadczenie zatrudnionych w nim osób. Chociaż od 2014 r. został zniesiony wymóg posiadania przez biuro rachunkowe wpisu do Stowarzyszenia Księgowych, warto zweryfikować czy interesująca biznesmena firma widnieje w ww. rejestrze. Biura księgowe zrzeszone w Stowarzyszeniu przywiązują szczególną wagę do szkoleń swojego personelu. Posiadane przez firmę księgową inne certyfikaty (np. Certyfikat Centrum Informacji Księgowej, tytuł certyfikowanego eksperta usług księgowych SKwP czy certyfikaty SKwP potwierdzające konkretny poziom kwalifikacji) również będą świadczyły o wysokich kwalifikacjach pracujących w nim osób.

Oprócz wykształcenia i posiadanych kwalifikacji, istotne jest również doświadczenie firmy rachunkowej. Im większa różnorodność obsługiwanych klientów i spraw oraz im dłuższy staż biura na rynku, tym lepsza jakość obsługi księgowej.

Doskonałym potwierdzeniem jakości świadczonych przez biura usług jest zadowolenie ich klientów. Chcąc skorzystać z oferty konkretnej firmy rachunkowej, warto sprawdzić opinie na ich temat. Jeśli biuro rachunkowe obsługuje firmy z najbliższej konkurencji, należy wziąć pod uwagę ryzyko wycieku wrażliwych dla biznesu informacji finansowych.

 

Specjalizacja usług księgowych

Wbrew pozorom biuro rachunkowe nie zajmuje się wyłącznie prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów czy ksiąg rachunkowych. Tak, jak prowadzona przez przedsiębiorcę działalność gospodarcza może dotyczyć różnorodnej branży, tak dotycząca jej rachunkowość również może być specyficzna. Dlatego wybierając usługi księgowe, warto je weryfikować pod kątem specjalizacji oferowanego wsparcia. Na nic bowiem nie przyda się firmie działającej głównie poza granicami kraju biuro rachunkowe, które nie będzie potrafiło rzetelnie rozliczyć handlu wewnątrz czy poza unijnego. Specjalizacja biura księgowego powinna być dopasowana do rodzaju działalności przedsiębiorstwa, którego finansami ma się zajmować.

 

Dostępność biura rachunkowego

Wybierając zewnętrzne usługi księgowe, należy również zwrócić uwagę na rzeczywistą dostępność biura dla przedsiębiorcy. Jego bliska lokalizacja oraz wydłużony do godzin popołudniowych czas pracy znacznie ułatwi biznesmenowi kontakt z obsługującym go księgowym. Jednak biorąc pod uwagę dostępność usług rachunkowych, dobrze jest przeanalizować również tolerowane przez konkretne biuro formy kontaktu. Nie wszystkie sprawy rachunkowe wymagają bowiem osobistego stawiennictwa przedsiębiorcy. Możliwość ustalenia niektórych kwestii za pośrednictwem telefonu czy nawet e-maila będzie dużym ułatwieniem.

 

Ważną kwestią jest również to, czy pracownik biura rachunkowego będzie na bieżąco monitorował rachunkowość swojego klienta i zawczasu informował go o pojawiających się problemach, np. o zbliżaniu się firmy do przekroczenia limitu przejścia na VAT. Aby było to możliwe, rozliczeniem konkretnego przedsiębiorstwa powinna zajmować się jedna osoba z biura rachunkowego. Firma, która decyduje się na usługi outsourcingowe w zakresie księgowości, oczekuje rzetelnej obsługi. Nie będzie ona jednak możliwa, kiedy obsługą podatków przedsiębiorstwa będzie zajmowało się kilka przypadkowych osób. Wyznaczenie konkretnej osoby w biurze do obsługi danego przedsiębiorstwa sprawi również, że wskazany księgowy będzie na bieżąco zorientowany w zagadnieniach dotyczących księgowości, co pozwoli mu szybko zareagować na sytuacje problematyczne.

 

Odpowiedzialność biura księgowego

Mimo wszelkich starań biura rachunkowego może dojść do pomyłki w prowadzonej dokumentacji. Wówczas przydatne jest jego ubezpieczenie OC. Zgodnie z art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości przedsiębiorca, który prowadzi usługową działalność w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, musi wykupić ubezpieczenie OC. Polisa jest zabezpieczeniem na wypadek szkód powstałych w związku z prowadzeniem rachunkowości przez daną firmę księgową. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia jest określona przez rozporządzenie Ministra Finansów i wynosi obecnie 44 157 zł. W związku z obowiązkowym OC dla usług księgowych przedsiębiorca może być pozornie spokojny o swoje rozliczenia. Należy pamiętać, że udowodnienie pomyłki ze strony biura księgowego może być kwestia problematyczną i sporną.