Biuro rachunkowe Kalkulatordlafirm.pl
BIURO Rachunkowe. ➜ KOSZT. ✚ JAKA FIRMA?
26 kwietnia 2017

AGENCJE Rekrutacyjne. ➜ KOSZT. ✚ JAKA firma?

Agencje rekrutacyjne - jak wybrać? Ile kosztuje rekrutacja pracownika przez zewnętrzną firmę rekrutacyjną

Korzystanie z usług agencji rekrutacyjnych staje się coraz popularniejsze. W Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia jest ich ponad 8 000 i wciąż powstają nowe. Jak wybrać najlepszą? Kierować się doświadczeniem? Opiniami znajomych? A może ceną?

Kiedy warto skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej?

Agencja rekrutacyjna, jako naturalny pośrednik, pomoże w rekrutacji pracowników konkurencji

Pozyskując pracowników kadry zarządzającej lub menadżerskiej – tzw. executive search – musimy wziąć pod uwagę, że takie osoby zwykle nie poszukują pracy. Standardowe metody rekrutacyjne – jak zamieszczanie ogłoszeń na portalach – będą miały zatem znikomą skuteczność. Tu potrzebny jest headhunter, który dotrze do takich osób bezpośrednio. HR wewnętrzny nie zajmuje się – a przynajmniej nie powinien – pozyskiwaniem kandydatów z firm konkurencyjnych. Jest to postrzegane jako nieetyczne a tym samym może wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy. Headhunter natomiast – jako neutralny pośrednik – łatwiej nawiąże kontakt a firma nie będzie narażona na zepsucie wizerunku. Headhuntera obowiązuje zasada poufności – pracownicy nie muszą się zatem obawiać tego, że będa mieć nieprzyjemnosci w pracy z powodu kontaktów z konkurencją.

Szerokie dotarcie firmy rekrutacyjnej

Szukając wysoko wyspecjalizowanych pracowników w niszowych branżach również nie możemy liczyć na wysoką skuteczność standardowych działań rekrutacyjnych. Agencje rekrutacyjne mają bardzo szerokie dotarcie – wykorzystując specjalistyczne narzędzia i metody rekrutacji są w stanie w stosunkowo krótkim czasie znaleźć kandydata idealnego.

Outsourcing działań HR może być tańszy niż koszt utrzymanie działu HR wewnątrz firmy

W przypadku, kiedy stale prowadzimy rekrutację na stanowiska niższego szczebla, warto rozważyć utworzenie działu HR w firmie. Szczególnie, jeśli rotacja pracowników jest naprawdę duża – jak na przykład w zakładach produkcyjnych. Jeśli nie chcemy tworzyć działu HR – rozwiązaniem jest outsourcing – podpisanie umowy z agencją na dłuższy okres. Trzeba  jednak wziąć pod uwagę koszty i dokładnie przeliczyć, co będzie bardziej opłacalne dla firmy.

Zewnętrzna agencja rekrutacyjna – ryzyka

Czego obawiają się przedsiębiorcy, oddając rekrutację w ręce agencji? Przede wszystkim tego, że rekrutacja będzie niedopasowana. Tworząc profil kandydata idealnego powinien przeprowadzić dokładny wywiad – począwszy od opisu stanowiska, poprzez wymagania dotyczące wykształcenia, wiedzy i umiejętności zawodowych kandydata, jak i kompetencji miękkich, które pozwolą na idealne dopasowanie kandydata do stanowiska. Rekruter powinien mieć możliwość poznania środowiska, w jakim będzie pracował kandydat. Poznać jego obowiązki w firmie, a nawet przyszłych współpracowników. Im dokładniejszy profil – tym bardziej efektywna będzie rekrutacja.

Jedną  z głównych obaw przed zleceniem usługi rekrutacyjnej jest strach przed utratą kontroli nad procesem rekrutacji.  W rzeczywistości – oddanie rekrutacji w ręce specjalistów pozwala wręcz na zwiększenie kontroli. Ustalony na początku współpracy system raportowania da nam wgląd w przebieg procesu rekrutacyjnego na każdym jego etapie. Poza tym – to i tak pracodawca zawsze podejmuje ostateczną decyzję o zatrudnieniu danego kandydata.

Jak wybrać agencję rekrutacyjną?

Jeśli zdecydujemy się na współpracę z agencją – warto poświęcić trochę czasu, aby wybrać tę właściwą. Na samym początku sprawdźmy, czy firma, z której usług zamierzamy skorzystać działa legalnie – czy jest wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia. Sam wpis nie jest jeszcze gwarancją jakości usług rekrutacyjnych przez nią świadczonych, dlatego warto poczytać opinie na temat działania danej agencji – na forach branżowych, na stronie internetowej firmy, w mediach społecznościowych. Jeśli wśród opinii będzie coś, co wzbudzi nasza nieufność – trzeba koniecznie się temu przyjrzeć.

Po drugie – poprośmy o referencje. Być może wśród byłych klientów agencji są firmy, które znasz – wówczas zapytaj znajomych przedsiębiorców bezpośrednio o to, jak układała się współpraca z agencją i czy firma była zadowolona z jej efektów. Marketing szeptany to wciąż j najlepsze źródło informacji.

Po trzecie – zwróćmy uwagę, jak jesteśmy traktowani jako klienci. Czy osoby, z którymi rozmawiamy wzbudzają nasze zaufanie, czy są autentyczne i szczere w tym, co mówią. Czy nie obiecują zbyt wiele – lub nie sprawiają wrażenia braku kompetencji. Kandydaci na naszych pracowników  najprawdopodobniej będą traktowani podobnie. Jeśli mamy możliwość spotkać się z pracownikami w siedzibie agencji – zróbmy to. Pamiętajmy, że do tej firmy trafi najpierw nasz potencjalny pracownik i może wyrobić sobie zdanie na temat naszej  firmy na podstawie tego, w jaki sposób zostanie potraktowany przez rekrutera.

Doświadczenie i specjalizacja headhuntera

Wybierajmy te agencje rekrutacyjne, które mają minimum kilkuletnie doświadczenie w prowadzeniu rekrutacji, najlepiej w twojej branży. Sprawdźmy, czy agencja rekrutowała dla firm o profilu zbliżonym do twojej. Poprośmy też o informację na temat osoby, która będzie prowadziła twoje zlecenie – jeśli nawet agencja nie działa długo na rynku, ale zatrudnia specjalistów z dużym doświadczeniem – warto podjąć taką współpracę. Jeśli jednak nie ma w swoich szeregach specjalistów i nie może pochwalić się sukcesami – być może trafiłeś na tzw. “hurtownię CV” – czyli nieprofesjonalną agencję, która nie zapewni ci odpowiedniego kandydata a jedynie przedstawi kilka CV ze swojej bazy, być może nawet niestarannie wyselekcjonowanych. Doświadczony rekruter wie, jakie kompetencje są wymagane na danym stanowisku i będzie zadawał właściwe pytania, zwróci uwagę na szczegóły, aby stworzyć dokładny profil kandydata.

Zawieranie umów z agencją rekrutacyjną

Przed podpisaniem umowy sprawdźmy koniecznie, jakie są nasze  prawa i obowiązki jako zleceniodawcy. Do czego i w jakim terminie zobowiązuje się agencja, jak wygląda kwestia płatności oraz czy agencja daje gwarancję na swoje usługi. Wszelkie niejasności wyjaśniajmy od razu – zwłaszcza kwestie związane z płatnościami i gwarancją.

Płatność za usługi agencji rekrutacyjnej odbywa się zwykle na zasadzie success fee – czyli zapłacisz dopiero wówczas, kiedy agencja dostarczy odpowiedniego kandydata i zostanie on zatrudniony. Nie ma tu więc ryzyka, że poniesiemy koszty i nie otrzymamy tego, czego oczekujemy. Na dodatek każda z takich umów objęta jest gwarancją.

Koszt rekrutacji pracowników przez agencję rekrutacyjną

W zależności od tego, na jakie stanowisko poszukujemy pracownika  –  im bardziej wyspecjalizowany i trudniej dostępny pracownik – tym wyższe będzie wynagrodzenie agencji rekrutacyjnej. Przy rekrutacji pracowników niższego szczebla, których stosunkowo łatwo znaleźć wynagrodzenie agencji wynosi 80 % pensji brutto danego pracownika plus VAT. W przypadku menedżerów i specjalistów jest to od 100 do 200 % pensji brutto, ale może być i więcej – kwota zawsze ustalana jest indywidualnie. Agencje stosują również różne systemy rabatowe – im większej liczby pracowników poszukujemy, na tym większy rabat możemy liczyć. Na przykład podpisując umowę na wyłączność możemy otrzymać 20% rabatu. Podobny rabat możemy uzyskać, jeśli zlecamy rekrutację na większą liczbę stanowisk. Jeśli usługa nie obejmuje wywiadu behawioralnego – zapłacimy około 10 % mniej. Taką sama zniżkę dostaniemy, jeśli usługa nie będzie obejmowała sprawdzenia referencji kandydata. Pamiętajmy jednak, że rabaty są kwestią indywidualną i nie każda agencja rekrutacyjna je stosuje.

Gwarancja udzielana przez agencję rekrutacyjną

Gwarancja jest dziś standardem w umowach z agencjami rekrutacyjnymi. Jej długość zależy od wynegocjowanych warunków  – od 3 do 12 miesięcy. warto zwrócić uwagę na to, że długość okresu gwarancyjnego może mieć wpływ na cenę usługi – im dłuższy okres gwarancji, tym więcej zapłacimy. Gwarancja polega na tym, że w przypadku, kiedy pracownik zwolni się, porzuci pracę lub zostanie zwolniony przez pracodawcę – agencja zobowiązuje się dostarczyć kolejnego kandydata na to stanowisko.

Warto dokładnie sprawdzić, jakich przypadków gwarancja nie obejmuje, Najczęściej przestaje ona obowiązywać, kiedy klient spóźnia się z wypłatą wynagrodzenia, kiedy pracodawca bez wcześniejszych ustaleń zmienia zasady zatrudnienia lub wynagrodzenie pracownika. Nie dostaniemy również świadczeń gwarancyjnych, kiedy pracownik zwalnia się z winy pracodawcy albo kiedy zwolnienie jest związane z likwidacją stanowiska lub odbywa się w ramach zwolnień grupowych.

Kalkulator kosztu agencji rekrutacyjnej

Wpisz oferowaną pensję dla pracownika (tys. zł)

3
4
5
7.5
10
12.5
15
>15