Pozycjonowanie stron Wrocław - ile kosztuje i jak wybrać agencję SEO we Wrocławiu
Pozycjonowanie STRON Wrocław. ➜ KOSZT
19 maja 2017
Tanie pozycjonowanie SEO - Jak wybrać najtańszą ofertę na pozycjonowanie stron internetowych
TANIE Pozycjonowanie SEO. ➜ KOSZT
24 maja 2017

Agencja EVENTOWA Warszawa. ➜ KOSZT

Agencja eventowa Warszawa - Jak wybrać najlepszą agencję w Warszawie

Jak znaleźć idealną agencję eventową w Warszawie? Konkurencja organizatorów imprez w mieście jest duża, ale i wielki jest apetyt firm na kreację eventu. Najlepiej zaplanowania wydarzenia „niemożliwego” do realizacji. Poszukajmy więc agencji z bogatym portfolio, profesjonalną kadrą event managerów i wyostrzonym radarze uwagi na trendy panujące w branży. Agencje są w stanie uczynić dla klienta naprawdę wiele.

 

Organizator eventu firmowego – kiedy współpraca z agencją się opłaca

Potencjalnie każdy przedsiębiorca w Warszawie może zaangażować własnych pracowników do zaplanowania eventu. Nie zawsze jednak ma na to czas, bądź brakuje w firmie wyodrębnionej jednostki administracyjnej, która podejmie się organizacji imprezy. Przygotowanie eventu firmowego dla 50 czy 100 osób to prawdziwe wyzwanie logistyczne. Organizacja eventu nie może być zdana na przypadkowość doboru usług i podwykonawców zleceń, a tym bardziej na brak nadzoru imprezy. Kiedy zatem firmie opłaca się zatrudnić agencję do organizacji eventu? Najogólniej rzecz ujmując: gdy planowanie nie przekracza spięcia w całość realizacji więcej niż kilku usług. I kiedy przynajmniej paru zleceniobiorców jest wcześniej sprawdzonych. Tylko wtedy eliminuje się ryzyko organizacyjne. Pod znakiem zapytania zostaje jeszcze pomysł na imprezę, celowana kreacja eventu do aktualnych potrzeb firmy. Firma wie, co chce zyskać organizując event, ale czy nie lepiej zdać się w tej sytuacji na agencję i pozwolić pracować najlepszym w tym fachu? Agencja zaplanuje event od startu do mety tak, by zapewnić firmie maksimum zadowolenia.

 

Jakie usługi eventu korzystnie jest zaplanować z agencją

Wymiernych korzyści z współpracy z agencją eventową osiąga firma wiele. Istotnym walorem jest jakość realizacji eventu, a tę zapewni tylko kompleksowa organizacja – zaplanowana i nadzorowana przez specjalistów. Firma może wynająć agencję do realizacji całości bądź wybranych elementów imprezy firmowej. By wykazać część zadań czy trudności występujących podczas planowania eventu, posłużmy się przykładem organizacji wyjazdu integracyjnego. Po pierwsze: transport – dopasowanie floty i ustalenie trasy – jak zabezpieczyć zamiennik transportu, zaplanować dodatkowe wyjazdy do miejsc rekreacji lub zwiedzania? Następnie jest wybór obiektu do zakwaterowania grupy: firma boryka się ze żmudnych poszukiwaniem hotelu, gdy agencja typuje obiekt bez problemu, ponieważ zna jego słabe i mocne strony. Zna też możliwości infrastruktury, wiec płynnie wprowadza możliwości rozwiązań do projektu eventu (np. SPA, zaplecze rekreacyjne, chata grillowa zamiennie z restauracją itp.). Wyżywienie – trzeba skomponować menu, a jak grupie zapewnić posiłek w plenerze? I jest to tylko kilka aspektów organizowania podstawowej bazy eventu. W planowaniu pozostaje jeszcze największe wyzwanie organizacyjne eventu, czyli pomysł na atrakcyjne spędzenie czasu pracowników firmy, a w zanadrzu: różnorodność gier i zabaw integracyjnych, możliwości wykorzystania sprzętu, fachowego nadzoru nad obsługą, wymogów zabezpieczeń itp. Podobne zabiegi czekają na każdego organizatora dużych imprez firmowych (targi, pikniki, rejsy, rajdy). Należy pamiętać, że planując event z agencją, firma unika wielu czasochłonnych prac: spięcia wymienionych usług w realny scenariusz imprezy, ustalenia harmonogramu oraz procesu negocjacji cen, by zmieścić się w budżecie eventu. Agencja eventowa bierze na siebie całą odpowiedzialność kontaktu i nadzoru imprezy. Przedsiębiorca nie ponosi ryzyka ewentualnych sporów i rozstrzygania ich z usługodawcami.

 

Weryfikacja doświadczenia agencji eventowej

Jak zatrudnić idealną agencję? Dróg do weryfikacji jest kilka, a jedna z nich wiedzie do referencji wystawionych dla agencji eventowej. Najważniejszą konfrontację z dorobkiem i zakresem obsługi organizatora imprez stanowi portfolio agencji. Przeglądając dokumentację biura eventowego (oferty internetowej bądź prezentacji wysyłanej na życzenie), warto zwrócić uwagę na czas przepracowany przez agencję w branży, ilość zrealizowanych imprez i rozmach realizacji eventów. Należy sprawdzić czy firma ogranicza się do działania lokalnego, czy posiada również swoje oddziały w innych regionach (zorientowanie na rynku usług). Czy jest zdobywcą konkursów organizowanych przez branżę i angażuje się w działanie stowarzyszeń eventowych.  W przypadku organizacji wyjazdu za granicę, powinno się dodatkowo sprawdzić zabezpieczenia finansowe  agencji.

 

Agencje eventowe w Warszawie – zakres obsługi imprez firmowych

Załóżmy, że firma potrzebuje zorganizować konferencję albo bankiet. W poszukiwaniu organizatora, która wykona zlecenie, przegląda zasoby Internetu i dowiaduje się, że większość warszawskich agencji eventowych podejmuje się realizacji tych eventów. Portfolia większości agencji, udokumentowane zdjęciami z imprez, zawierają projekty imprez integracyjnych (również zagranicznych), pikników, gier plenerowych, tematycznych wieczorów czy spotkań okolicznościowych (firmowe Andrzejki, Mikołajki, Wigilie). W ofercie agencji znajdują się pomysły na organizacje zarówno jubileuszy, inauguracji firm, premier produktów, jak i firmowe imprezy w postaci rozgrywek sportowych, rajdów, rejsów. Niektóre agencje dokumentują kompleksową organizację targów (np. biuro KDK) , wybrane przygotowują stoiska targowe (Event Managment), zajmują się też eventami promocyjnymi i sprzedażowymi (Femme Events). Specjalistą od organizacji masowych imprez kulturalnych i sportowych (np. koncertów, miejskich maratonów) jest agencja LIVE , a fachowców od realizacji eventów motoryzacyjnych należy szukać w agencji Red8 Events.

 

Specjalizacja warszawskich agencji  eventowych

Obecność dużej konkurencyjności ofert warszawskich organizatorów imprez firmowych, wymusza na każdej z agencji rywalizację w kreatywnym tworzeniu projektów. Większość agencji w Warszawie oferuje wszechstronny zakres usług w organizacji eventów, ale zdarzają się biura specjalizujące się w przygotowaniu wybranych typów imprez. I tak np. agencja Everitum określa zakres swojej oferty do zintegrowanych działań w obszarze event plus marketing. Starek Marketing Group specjalizuje się w eventach premium (gale VIP, otwarcia itp.). Ofertę kompleksowego PR-u każdego eventu przedstawia w usługach dodatkowych agencja LIVE.  Natomiast biura Secret Event i Exclusive Event, oprócz oferty wszechstronności usług, wyróżnia fakt posiadania krajowych oddziałów. Agencja Makata dysponuje profesjonalnym studiem reklamowym (fotografia/film), natomiast Everal oferuje zasoby sprzętu atrakcji do wynajmu bez pośredników. Siłą każdej agencji eventowej są pracownicy. Event managera cechuje odpowiedzialność, zorganizowanie, komunikatywność i duża doza przebojowości, kreatywności pomysłów na event. W agencjach eventowych można znaleźć specjalistów od zarzadzania projektem, pracowników posiadających kwalifikacje z marketingu i PR-u.

 

Wielkość i lokalizacja agencji – czy ma znaczenie przy wyborze organizatora

Wielkość biura agencji  eventowej ma znaczenie. Stanowi o materialnym potencjale agencji i zasobie zatrudnionych w niej wykwalifikowanych project managerów. Przekłada się też na wydajność pracy agencji. Duża agencja eventowa jest bardziej mobilna, szybciej przygotuje warianty zleconych jej projektów. Lokalizacja biura agencji eventowej ułatwia logistykę przedsięwzięcia i ogranicza koszt transportu. Zapewnia zorientowanie się agencji w dostępności miejsc i usług eventowych. Lokalność działań organizatora sprzyja szybkiej weryfikacji kondycji nowo pojawiających się usługodawców.

 

Koszt współpracy z agencją eventową w Warszawie

Jak poznać koszt obsługi agencji eventowej w Warszawie? Zapewni to tylko bezpośredni kontakt z biurem eventowym. Realna gratyfikacja obsługi agencji eventowej w Warszawie kształtuje się na poziomie 10-15 procent prowizji liczonej od całości budżetu eventu. Prowizja wykazywana jest transparentnie w szczegółowym kosztorysie dostarczanym do firmy. Typowy cennik wystawiony na stronach internetowych spotyka się jedynie wśród nielicznych organizatorów atrakcji, będących zarazem wykonawcami usług eventu. Agencje te, posiadające własne zaplecze sprzętowe, specjalizują się w konkretnym typie eventów, np. imprezach motoryzacyjnych lub rekreacyjno-sportowych. Oprócz stawek za wypożyczenie sprzętu, przedstawiają  indywidualny, promocyjny dla grup, koszt za obsługę eventu na własnym terenie. Wycena usług przedstawiona w budżecie eventu jest możliwa do weryfikacji. Znając podwykonawców eventu, łatwo dotrzeć do źródła wyceny usług.

Wyjazd integracyjny
Organizacja konferencji
Oblicz koszt organizacji wyjazdu integracyjnego dla Twojej firmy
Oblicz koszt organizacji konferencji przez agencję eventową