Pozycjonowanie stron internetowych - Jak wybrać firmę i ile kosztuje agencja SEO
Pozycjonowanie STRON internetowych. ➜ KOSZT
26 kwietnia 2017
Firma sprzątająca Poznań - ceny oraz różnice, jak wybrać najlepszą firmę w Poznaniu
Firma SPRZĄTAJĄCA Poznań. ➜ KOSZT
5 maja 2017

Agencja EVENTOWA. ➜ KOSZT

Agencja eventowa - ceny organizacji eventów dla firm, jak wybrać dobrą agencję

Partnerstwo z agencją eventową podczas organizacji imprezy firmowej może się opłacić. I to bardzo wymiernie. W grę wchodzą: czas, ludzie i pieniądz, czyli zasoby firmy, które przedsiębiorca ceni sobie najbardziej. Zleca wykonanie organizacji eventu profesjonalnej agencji i w zamian zyskuje sprawną realizację wydarzenia. Dzięki temu firma korzysta z przywileju efektywnego spędzania czasu wolnego, a uzyskany zasób energii skupia na przyszłości firmy.

Korzyści i wady wynajęcia agencji eventowej

Oszczędność firmy zawsze jest w cenie. Po pierwsze: czas. Organizacja jednego dnia eventu zajmuje od kilku dni do kilkunastu tygodni pracy nad projektem. Po drugie: pracownicy – projekt imprezy firmowej wymaga zaangażowania zespołu ludzi, którzy muszą zaplanować wszystkie elementy eventu tak, by zadziałały. Po trzecie: środki finansowe. Budżet firmy przeznaczony na organizację spotkania, może być obniżony dzięki negocjacji profesjonalnej agencji z usługodawcami.

Współpraca z agencją eventową

Organizując event  firmowy, warto postawić na współpracę z profesjonalnym doradcą. Doświadczona agencja dysponuje szerokim portfolio z podwykonawcami  usług eventowych. Gromadzi na ich temat informacje i na bieżąco je aktualizuje. Pozwala to agencji na szybką konstrukcję oferty dla zleceniodawcy. Umożliwia też sprawne dopasowanie projektu do wyznaczonych przez firmę celów. Organizując imprezę firmową oczekuje się przecież korzystnych rozwiązań logistycznych projektu, i takie właśnie zapewni agencja eventowa. Przedstawi kilka pomysłów, i – co istotne – zagwarantuje sprawdzone miejsca i obsługę imprezy. Żadna firma nie chce przecież wysłać pracowników w nieznane. Wcześniej wymaga rekomendacji obsługi, przesłania linków, nagrań, fotorelacji miejsc i poszczególnych atrakcji. Dla agencji eventowej, która długofalowo współpracuje z usługodawcami nie stanowi to problemu. Jest gwarancją jakości usług eventu wykonywanych dla przedsiębiorcy.

Dobra praktyka organizacji imprezy

Dobra praktyka organizacji imprezy firmowej właściwie wyklucza błędy logistyczne. Już na etapie planowania tworzy się szczegółowy harmonogram imprezy, dobiera celowane usługi i tworzy kosztorys. Niweluje się wszelki margines niepowodzenia, by zapewnić poczucie bezpieczeństwa uczestnikom eventu. Przewagę agencji eventowej nad samodzielną organizacją eventu przez firmę stanowi zaplecze środków realizacji podczas trwania imprezy. Firma niestety takiego wyboru nie posiada. Brakuje jej sprawdzonych kontaktów, czyli alternatywy dla usług, gdy któryś z elementów organizacji eventu zawiedzie. Jeśli firma współpracuje z kontrahentem po raz pierwszy, nie ma gwarancji powodzenia realizacji imprezy. Brakuje też pola do negocjacji, by móc uzyskać rabat od usługodawcy.  Agencja ma w tym zakresie przewagę. Stale pracując z podwykonawcą może targować się o cenę usługi. Jedyną „wadą” agencji w oczach przedsiębiorcy jest fakt, że za wszystkie działania jakich agencja eventowa się podejmie, każe sobie płacić.

Realizacja imprezy – co wpływa na cenę organizacji eventu

Podstawowe elementy eventu

Dobra organizacja imprezy firmowej oznacza zapewnienie jej uczestnikom  różnorodnych świadczeń podczas jej realizacji. Niezbywalną zazwyczaj podstawę dla przygotowania eventu stanowią nocleg i wyżywienie. Usługi te generują koszt w przedziale 40-60 procent zakładanego przez firmę budżetu eventu. Wszystko zależy od lokalizacji i standardu miejsca imprezy. Jeśli organizacja konferencji odbywa się w trzygwiazdkowym hotelu w górach, to koszt pobytu, w przeliczeniu na jednego uczestnika imprezy, wyniesie od 200 zł do 400 zł. Organizując event firmowy w prestiżowym obiekcie w centrum dużego miasta, należy się spodziewać cen oscylujących w granicach 800-1200 zł na osobę. W budżecie eventu należy uwzględnić również koszt pakietów konferencyjnych (wynajem sali, sprzęt techniczny, przerwa kawowa). W zależności od wyboru obiektu, sali, ilości uczestników i czasu trwania konferencji, pakiet ten może kosztować od 45 zł do 180 zł.

Atrakcje imprezy firmowej

Nie jest to koniec zakładanych w budżecie firmy kosztów imprezy. Często eventowi towarzyszy rozrywka. Wybór dodatkowych atrakcji stanowi prawdziwe wyzwanie cenowe dla organizatora. Koncert smyczkowy może uświetnić imprezę za średnio 2 000 zł, ale koszt występu znanego solisty przekroczy 20 000 zł. Wypożyczyć „dmuchańca” można za 600 zł, ale wynajem atrakcji w parku linowym dla 30 osób to koszt od 3 000 zł. Trudno wskazać przeciętną wartość kosztu usług towarzyszących. Rynek atrakcji eventowych jest bardzo szeroki i zróżnicowany jakościowo. Przebrniecie przez oferty podwykonawców warto scedować na agencję eventową. Za udział w projekcie będzie oczekiwać wynagrodzenia rzędu 10-15 procent kosztów od zleconych jej usług. Jest to uśredniona wycena pracy agencji, zależna od ilości i zakresu przewidzianego dla niej zlecenia. Na kształt ceny agencji wpływa również jej renoma w branży. Jeśli organizacja eventu zawiera kreację reklamy firmy, wycena zmieni swoją wartość  – praca specjalistów na tym polu winduje koszt agencji w górę. Działania agencji, polegające na zaplanowaniu i spięciu zaplanowanych elementów imprezy, podlega wycenie. Najczęściej jest to wyliczona przez agencję marża od całości budżetu, zdarzają się też indywidualne wyceny poszczególnych usług agencji.

Imprezy firmowe zamawiane przez firmę, które warto zrealizować z agencją eventową

Portfolio eventów agencji

Organizując event z agencją mamy do wyboru wachlarz oferowanych usług. Agencja może zrobić imprezę firmową w całości, przygotować część elementów eventu lub zaplanować całość harmonogramu wydarzeń. Może stanowić bezpośredni kontakt z podwykonawcami usług imprezy, nie musi jednak nadzorować ostatecznego przebiegu wydarzeń.   Najczęściej organizowanymi przez agencję eventami są pikniki i imprezy integracyjne firmy. W ich portfolio znajdują się konferencje, warsztaty, szkolenia, bankiety, imprezy rocznicowe firm, spotkania wigilijne. Agencje są organizatorem road shows, wystaw, festiwali, imprez sportowych. Można je zatrudnić do organizacji eventów charytatywnych, a nawet prywatnych jubileuszy.

Zabezpieczenia imprezy firmowej

Najtrudniejsze do zaplanowania są imprezy, które obejmują kilkanaście usług lub ich realizacja wymaga specjalistycznej obsługi, zabezpieczenia oraz wynajmu profesjonalnego sprzętu. Przykładami takich eventów są tragi, firmowe imprezy plenerowe przewidziane dla kilku tysięcy pracowników firmy i wyjazdy integracyjne. Niektóre elementy eventu wymagają zaplanowania alternatywy, w przypadku gdy istnieje możliwość ich awarii. Podczas uszkodzenia autokaru na trasie, agencja jest w stanie zapewnić nowy transport, wymienić sprzęt techniczny, gdy zawiedzie, utrzymać w gotowości dodatkową liczbę osób obsługujących event.

Jak wybrać agencję eventową i negocjować koszt organizacji imprezy firmowej

Weryfikacja usług agencji

Podejmując współpracę z agencją eventową przy organizacji imprezy firmowej należy sprawdzić jej wiarygodność. Sposobów na weryfikację jest kilka. Przede wszystkim poproszenie o referencje firm, dla których agencja pracowała. Później można je skonfrontować bezpośrednio u tych przedsiębiorców. Inną drogą kwalifikacji wyboru agencji eventowej jest sprawdzenie, czy dana agencja figuruje w Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki. Wpis nie jest konieczny dla działalności agencji, ale stanowi gwarantowane zabezpieczenie uczestników imprezy podczas wyjazdów. Wyznacznikiem operatywności agencji są też zrzeszenia – uczestnictwo w nich potwierdza doświadczenie agencji na branżowym rynku. Najbardziej przekonującą informacją do współorganizacji imprezy firmowej z agencją jest jej portfolio. Dokumentacja agencji odzwierciedla rodzaje i jakość wykonanych przez nią imprez. Im większe jest doświadczenie agencji w zakresie ilości zrealizowanych eventów, tym mniejszy margines uchybień przy tworzeniu nowych ofert dla firm.

Organizacja współpracy z agencją eventową

Proces organizacji eventu dla firmy rozpoczyna się w momencie wysłania zapytania ofertowego do agencji. Szybka odpowiedź na briefing lub telefon od pracownika agencji świadczy o jej zaangażowaniu w organizację imprezy. Podczas wymiany informacji dotyczących szczegółów eventu, należy kontrolować komunikatywność agencji. Przejrzeć ofertę pod kątem odpowiedzi na stawiane przez firmę wymogi. Jeśli przygotowany program jest mało elastycznym gotowcem, nie uwzględnia dodatkowych rozwiązań projektu, stanowi to poważny mankament planowania przez agencję. Najlepszą weryfikacją propozycji eventu jest spotkanie prezentujące ofertę. Wycena przedkładanych przez agencję eventową usług powinna być adekwatna do zapewnień o ich jakości wykonania. Należy unikać agencji, które nie proponują wariantów kosztorysu imprezy. Albo nie wykazują w nim realnych cen za usługi. Koszt usług można skonfrontować u konkurencyjnego podwykonawcy. Istotne jest również sprawdzenie scenariusza, harmonogramu i opracowanie sytuacji kryzysowych eventu.

Kalkulator cen organizacji eventu

Wybierz rodzaj wydarzenia

Wyjazd integracyjny
Organizacja konferencji
Oblicz koszt organizacji wyjazdu integracyjnego dla Twojej firmy
Oblicz koszt organizacji konferencji przez agencję eventową